- 120 Lượt xem
- 1/9/2023
Trong hội nghị công nghệ thông tin hiện tại, email là một trong những cơ sở trao đổi thông tin trực tuyến phổ biến nhất được sử dụng bởi nhiều người và doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để tạo một email nội dung chuyên nghiệp và đầy đủ mà không có lỗi phổ biến? Trong bài viết này, mạng đa chiều sẽ tiết lộ việc viết email chuyên nghiệp cho bạn trong các bước đơn giản nhưng hữu ích.
Email là gì?
Email (Email) là một hình thức trao đổi thông tin trực tuyến thông qua internet giữa một thiết bị điện tử (như điện thoại di động hoặc máy tính xách tay). Miễn là người dùng có kết nối Internet ổn định, người dùng có thể gửi và nhận email bất cứ lúc nào. Hiện tại, email được sử dụng rộng rãi và chúng cũng được coi là một trong những công cụ quan trọng trong công việc và học tập.
-> Xem thêm: Nội dung là gì? Kiến thức và cách xây dựng nội dung hấp dẫn
Cách viết email
Cách viết email trên máy tính
Lưu ý: Để gửi nhiều email cho nhiều người cùng một lúc, bạn có thể sử dụng chức năng "CC" bằng cách nhấp vào CC hoặc nhấn kết hợp khóa Ctrl+Shift+C. Nếu bạn muốn gửi định dạng BCC, bạn chỉ cần nhấp vào từ BCC hoặc nhấn kết hợp khóa của Ctrl+Shift+b.
Cách viết email trên điện thoại
Ghi chú: Để gửi email cùng một lúc, bạn có thể sử dụng các chức năng CC hoặc BCC.
-> Xin vui lòng xem người khác: Điều gì là ngắn? 7 yếu tố để tạo ra một phiên bản ngắn của các yếu tố "điều chỉnh don lồng tiêu chuẩn"
Các bước viết email
Đặt một tiêu đề
Tiêu đề email là một câu ngắn, mô tả nội dung chính hoặc mục đích của email. Tiêu đề email thường được đặt ở đầu email và có kết quả hấp dẫn, thu hút người nhận. Một tiêu đề email tốt thường bao gồm các tiêu chuẩn như ngắn, rõ ràng và không giới hạn, và phải tóm tắt nội dung chính của email để thu hút sự chú ý của người nhận.
Tài liệu bổ sung
Đây được coi là một phần rất quan trọng của email. Khi thêm tệp, bạn có thể gửi các tệp, chẳng hạn như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, tài liệu PDF, bảng điện tử và nhiều định dạng khác. Người nhận email có thể tải xuống và truy cập các tệp của tệp đính kèm để xem, chỉnh sửa hoặc lưu trữ chúng. Phụ lục trong email là một cách phổ biến và thuận tiện cho thông tin và tài liệu trong công việc chia sẻ.
Viết nội dung email
Tùy thuộc vào công việc của công việc, sẽ có văn bản email khác nhau. Tuy nhiên, nói chung, nội dung của email phải được viết ngắn gọn, đơn giản và giải quyết trực tiếp vấn đề và tránh viết những dòng dài lộn xộn, làm cho độc giả nhầm lẫn.
Nội dung email tiêu chuẩn là gì?
Email tiêu chuẩn yêu cầu các thông tin sau:
Lời chào: Theo ngữ cảnh, bạn có thể sử dụng lời chào sau:
Nội dung email: Sử dụng đạn hoặc câu ngắn, khắc để phân chia các ý tưởng chính. Nếu cần thiết, hãy đi xuống để phân tách nội dung khác nhau trong cùng một email, để người đọc dễ theo dõi.
Cảm ơn bạn: Bạn có thể sử dụng chế độ câu sau để thể hiện lòng biết ơn của bạn:
Rõ ràng, việc sắp xếp bố cục email sẽ giúp email của bạn dễ đọc hơn và hiệu quả hơn trong quá trình thông tin truyền thông.
Kiểm tra toàn bộ nội dung và tệp đính kèm
Trong quá trình gửi email, số lượng tệp được đính kèm trong việc kiểm tra là rất quan trọng. Bạn phải đảm bảo rằng các tệp chính xác đã được kết nối trước khi gửi và tên tên phù hợp với tên tài liệu, để người nhận có thể dễ dàng tìm kiếm và lưu trữ. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như Word, Excel, Paint để làm nổi bật các phần quan trọng của email để thu hút sự chú ý của người đọc.
-> Vui lòng tham khảo: Tiếp thị sản phẩm là gì? Cách bán sản phẩm hiệu quả
Nhập địa chỉ email của người nhận
Để gửi đúng người, trong bước này, bạn cần đảm bảo rằng địa chỉ email chính xác của người muốn truyền tải thông tin. Trong bước này, bạn cần đảm bảo rằng nội dung của email là chính xác và hoàn hảo, sau đó nhập địa chỉ của người nhận để ngăn chặn nó được bảo tồn rằng bạn chưa hoàn thành văn bản nhưng vô tình nhấp vào.
Tạo một chữ ký ở cuối thư
Trên thực tế, khi đọc một email có chữ ký cụ thể, niềm tin và danh tiếng của người nhận sẽ tăng lên. Ngoài ra, chữ ký cũng là một cách để thể hiện sự lịch sự và tinh tế trong quá trình truyền tải thông tin trực tuyến qua Internet.
Cấu trúc của chữ ký sẽ bao gồm các thông tin sau:
Để tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể sử dụng các yếu tố như phông chữ, màu sắc, kích thước và hình ảnh bổ sung. Tuy nhiên, tạo ra một từ đơn giản và thận trọng để đảm bảo sự chuyên nghiệp hơn và cả.
Kiểm tra lại toàn bộ email
Một trong những bước cần thiết và quan trọng trong quá trình viết email là kiểm tra lại toàn bộ nội dung email trước khi gửi cho người nhận. Điều này sẽ đánh giá mức độ chuyên nghiệp và chi tiết của bạn. Nếu email chứa nhiều lỗi chính tả, nó sẽ phản ánh sự thiếu tôn trọng đối với người nhận. Hoặc gửi cùng một rắc rối khi gửi email khi gửi tệp đính kèm. Do đó, hãy kiểm tra toàn bộ email trước khi gửi để tránh các tình huống không cần thiết.
-> Vui lòng tham khảo nó: Mười phương pháp hàng đầu để thiết lập hiệu quả các chuyên ngành tiêu đề tiếp thị E -Mail
Bí quyết để giúp viết email chuyên nghiệp
Luôn có tiêu đề email
Tiêu đề của email tóm tắt nội dung chính để xác định xem người nhận có nên mở email ngay lập tức hay không. Vị trí của tiêu đề email sẽ giúp người nhận hiểu ngay các vấn đề trong email họ muốn truyền tải. Do đó, trong bước này, bạn cần thực hiện cẩn thận và cẩn thận tiêu đề, bao gồm cả nội dung email.
Đưa ra vấn đề chính trong câu bắt đầu
Mục đích và nội dung chính của email sử dụng công khai để tóm tắt mục đích và nội dung chính của email, để người nhận sẽ phác thảo nó và hiểu rõ hơn về các vấn đề bạn đã đề cập. Đây được coi là một trong những cách hiệu quả để viết email trong quá trình thu thập thông tin.
Đừng bắt đầu thư trong những câu mơ hồ
Để làm cho người nhận email hiểu đầy đủ các vấn đề bạn muốn đề cập, hãy tránh sử dụng các câu mờ và vô mục đích để bắt đầu email. Bạn cần sử dụng rõ ràng ngôn ngữ này. Tin tức rất dễ hiểu, ngắn gọn và đơn giản, trực tiếp và đơn giản để tránh những người nhận sai lệch.
Không sử dụng ký tự in hoa
Giới hạn việc sử dụng các ký tự in hoa trong email. Bạn nên sử dụng các ký tự thông thường để viết toàn bộ nội dung email để ngăn người nhận bị mắng hoặc thiếu tôn trọng.
Không bị loại trừ
Bởi vì email thường ngắn, nhiều người đã quen với việc sử dụng chữ viết tắt một cách tự nhiên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng khi cả nhà phát hành và người nhận hiểu nó, nó được áp dụng cho viết tắt. Trong trường hợp không chắc chắn, bạn nên giải thích ý nghĩa hoặc viết đầy đủ và rõ ràng về chữ viết tắt từ mỗi từ để đảm bảo rằng người nhận hiểu nội dung chính xác bạn muốn truyền đạt và tránh các tình huống không cần thiết khi có quá nhiều trường hợp. Cung cấp các chương trình trao đổi thông tin qua email.
Giới thiệu về e -mail
Email ngắn sẽ giúp người nhận dễ dàng hấp thụ thông tin và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên. Để tránh viết nội dung dài và thờ ơ, bạn cần loại bỏ thông tin không cần thiết, đơn giản hóa email trực tiếp vào vấn đề và đảm bảo rằng nó chứa tất cả các thông tin quan trọng. quá trình lây truyền.
-> Xem thêm: Tiếp thị qua email là gì? Cách thực hiện tiếp thị qua email tốt nhất và hiệu quả
Gắn liền với từ này, cảm ơn bạn
Khi gửi email email, lời chào lịch sự và chân thành đóng một vai trò rất quan trọng trong việc thể hiện sự tôn trọng và thái độ của người nhận đối với người nhận. Đây được coi là bước đầu tiên trong việc thiết lập một mối quan hệ tốt trong công việc. Vào cuối email, bạn có thể sử dụng nó làm "Cảm ơn", "mong được hợp tác" và "mong được trả lời" là một cách để bày tỏ sự tôn trọng của người nhận. Mặc dù đây chỉ là một câu nhỏ, nhưng nó rất quan trọng để thể hiện một ấn tượng tốt về sự hy sinh và tạo ra một sáng tạo tốt.
Thêm chữ ký vào cuối email
Trong Gmail, bạn có thể sử dụng chức năng chân chữ ký và đặt nó tự động xuất hiện ở cuối gửi email. Điều này rất hữu ích vì khi người nhận nhận email, họ muốn biết thông tin liên hệ của người gửi, chẳng hạn như số điện thoại, skype hoặc địa chỉ, để bạn có thể liên hệ với bạn ngay lập tức khi cần.
kịp thời
Gửi email đúng hạn là một yếu tố quan trọng trong việc thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc của bạn đối với các đối tác của bạn. Email có thể gây khó chịu một phần. Do đó, để tránh gửi email hoặc gửi hiệu ứng, bạn nên sử dụng chức năng hẹn giờ trong ứng dụng Gmail hoặc Outlook.
Trên đây là thông tin hữu ích về cách viết email chuyên nghiệp mà chúng tôi đã tóm tắt. Áp dụng các lời nhắc trên để tạo các email chất lượng cao. Vui lòng truy cập và mạng đa chiều để tham khảo các bài viết hữu ích hơn trên SEO, tiếp thị và trang web.
-> Xin vui lòng xem: Tiếp thị trực tuyến là gì? Cách xây dựng các chiến lược tiếp thị trực tuyến hiệu quả
